Actualmente, las reuniones de trabajo están en el punto de mira debido a que parte del sector empresarial duda de su efectividad. Aunque son indispensables para el funcionamiento de cualquier organización, las constantes interrupciones, la dificultad de reunir a los equipos y en definitiva, su mala gestión, hacen descender la productividad de muchas empresas que desconocen cómo llevar a cabo reuniones efectivas. Sólo en Estados Unidos se gastan unos 37 billones de dólares anuales en reuniones innecesarias o poco productivas, según un estudio realizado por Atlassian.
En este artículo encontrarás 10 consejos de 10 managers de éxito que han sabido gestionar eficazmente sus reuniones para obtener un gran valor de ellas. Toma nota y descubre cuales son las mejores estrategias a implementar en tu empresa y mejorar la productividad de tu equipo.
- Jason Fried y David Heinemeier Hansson - Escritores de Rework: “Las reuniones son tóxicas”
La realización de reuniones de manera inadecuada tiene unos altos costes para la empresa. Efectuar reuniones cuando no es necesario, sin un propósito bien definido, con demasiadas personas o sin especificar una agenda, provocan un descenso de nuestra productividad. Las reuniones son imprescindibles para que el desarrollo de nuestros objetivos sea óptimo pero, una mala praxis las convierte en reuniones tóxicas.
- Christopher Frank - Vicepresidente American Express: “Define un propósito claro para la reunión”
El vice-presidente de American Express, Christopher Frank, afirma que definir el propósito de una reunión es fundamental para conseguir reuniones productivas. Para Christopher Frank deberíamos de ser capaces de articular el asunto que queremos resolver durante la reunión en menos de cinco palabras. Definir bien el propósito de nuestra reunión consigue que todo el mundo trabaje en la misma dirección y mejora la productividad.
- Sheryl Sandberg - Coo de Facebook: “Sigue una agenda estricta”
Sandberg se caracteriza por su alto nivel de planificación. Prepara sus reuniones a partir de unos puntos de acción y discusión que va tachando progresivamente hasta finalizarlos totalmente. Una agenda bien definida marca el camino de la reunión y nos permite ajustarnos a los timings marcados.
- Guy Kawasaki - Chief Evangelist en Canva “Adelanta las tareas sencillas antes de la reunión”
El tiempo de las reuniones es limitado, y debe ser empleado para discutir temas importantes o desarrollar los planes operativos semanales. No podemos dedicar el tiempo a conocer los hechos sino a mejorarlos. Por ello es mejor que la información necesaria para la reunión se comparta por adelantado y simplemente se le dedique un tiempo breve para un repaso rápido, según Kawasaki.
- Steve Jobs - Apple - “Solo las personas necesarias”
Para Steve Jobs las reuniones debían estar limitadas a aquellos miembros del equipo que fuesen indispensables para el tema que se trataba en cada una de ellas. Esto le permitía optimizar el tiempo y los recursos de la empresa así como que las reuniones fuesen más concisas y con el equipo más atento y comprometido.
- Al Pittampalli - Escritor de Read this before our next meeting :“Si no tienes nada que aportar no vengas a la reunión”
Para Al Pittampalli acudir a las reuniones es una cuestión de actitud; “turn up in mind and spirit and contribute something”. La falta de interés en las reuniones se puede contagiar a otros miembros del equipo haciendo descender su productividad. Hay que dejar claro el mensaje de que si alguien no va a añadir valor a una reunión será mejor que no asista a la reunión, según Pittampalli.
- Elon Musk - Co-fundador de Tesla, Spacex y Solarcity: “gente super-preparada en las reuniones”
Elon Musk es conocido por ser uno de los CEOs más exigentes en el ámbito laboral. Los participantes en la reunión deben preparar bien la reunión, habiendo repasado y revisado la información útil y eligiendo la que se pudiese necesitar durante la misma. De igual manera el organizador de la reunión debe predicar con el ejemplo y mantener en todo momento un alto nivel de participación, tal y como hace el propio Musk.
- Jeff Weiner - Ceo de Linkedin: “Comienza con buenas noticias”
La finalidad fundamental de las reuniones es motivar a nuestro equipo para seguir logrando objetivos. Una de las técnicas de Jeff Weiner es comenzar con buenas noticias para afrontar la reunión de manera más energética y contagiar su pasión al resto del equipo.
- Ed Catmull - Director de Pixar: “Deja que la gente exprese sus ideas”
Para Ed Catmull crear una cultura de reuniones que favorezca la participación de todos los miembros del equipo es fundamental. Crear una atmósfera de confianza y una forma de trabajo aditiva abierto a los feedbacks es la clave para que las reuniones ayuden a crear valor y sean más productivas.
- Jeff Bezos - Amazon: “Evita la complacencia excesiva”
Jeff Bezos, unos de los CEOs más estrictos, afirma que la complacencia en las reuniones únicamente por favorecer la cohesión social es un error. Buscar el consenso a toda costa para no herir la sensibilidad del equipo puede frustrar la creatividad y el desarrollo de propuestas innovadoras. Enfrentarse de manera respetuosa a decisiones que no compartimos es una característica de los líderes que se debe potenciar, según Bezos.
En este artículo hemos visto diferentes técnicas y consejos sobre cómo mejorar las reuniones en la empresa. El uso de ellas dependerá mucho de nuestro tipo de empresa, cultura y la opinión personal de cada uno. No es cuestión de implementar todas las recomendaciones en nuestras reuniones ya que cada empresa puede tener una visión distinta y desenvolver sus actividades en sectores diferentes. Debemos ser capaces de seleccionar aquellas que estén más alineadas con nuestras necesidades e implementarlas progresivamente en nuestra cultura de empresa.
Para profundizar más sobre este tema y descubrir más consejos de otros CEOs como Larry Page, puedes descargarte el ebook gratuito “Reuniones de trabajo efectivas”. ¡Estás a un paso de llevar tus reuniones al siguiente nivel!
Acerca del Autor:
Este articulo fue escrito por José Antonio Muñoz Salvatierra.
"Soy un fanático de la tecnología, el emprendimiento y el marketing. Creador de Supercurioso, Supergracioso y El Viajero Feliz entre otras páginas temáticas. Growth Hacker e Inbound Marketer, puedes contactar conmigo en twitter: @josean_munoz."
