¿Le darías un martillo barato a tu mejor carpintero?
En una empresa intensiva en conocimiento, siempre se enfatiza en contratar a las mejores personas, formar los mejores equipos, motivarlos con objetivos ambiciosos, reconocer y festejar los logros.
Pero, para que esto suceda, es vital dotar a los equipos de las herramientas adecuadas para ello.
Dicho en otras palabras, el peor profesional, con la mejor herramienta seguirá siendo mediocre. Pero el mejor profesional, con una mala herramienta, no sólo será mediocre, sino que además se desmotivará, no alcanzará los objetivos, se frustrará, y hasta probablemente abandone el equipo. Todo lo que queremos evitar en una empresa del conocimiento.
Ahora, ¿cuáles son las herramientas fundamentales de un trabajador del conocimiento? Básicamente aquellas que le permiten ejecutar las etapas principales de la gestión del conocimiento:
- Adquirir nuevo conocimiento. Herramientas que le permitan estar actualizado, aprender cosas nuevas, colaborar con colegas e intercambiar experiencias.
- Utilizar su conocimiento en su trabajo diario. Herramientas que le permitan actuar utilizando su conocimiento. Pero además, que permitan formalizar ese conocimiento, haciéndolo explícito para poder ser utilizado por otros también.
- Compartir el conocimiento. El conocimiento que no fluye se vuelve obsoleto, inútil y caduca. Las chacras no sirve, y todo buen trabajador del conocimiento lo sabe. Por eso es preciso proveer mecanismos y herramientas para poder intercambiar conocimientos, contrastar ideas, y así hacerlo evolucionar y crecer.
Pero además, las herramientas deben ser amigables y ágiles. Ningún trabajador del conocimiento desea perder su tiempo buscando “cómo se hace tal cosa”. La interfaz de usuario (UI), es un aspecto clave, que facilita la adopción de la herramienta, su utilización eficiente, y por ende que el trabajador del conocimiento pueda focalizar en lo que debe: pensar, actuar y compartir conocimiento.
Una aplicación concreta de estos conceptos, son las herramientas de Gestión de Procesos de Negocios (BPM – Business Process Management), como por ejemplo Integradoc y Flokzu, ambas disponibles en idioma español y localizadas en Latinoamérica, por lo que consideran las tan particulares características de nuestros pueblos. Este tipo de herramientas permiten:
- Formalizar el conocimiento de cómo deben funcionar los procesos, mediante su modelado gráfico, por ejemplo utilizando el estándar BPMN. Esto “saca el conocimiento de las cabezas” de la persona, llevándolo a un modelo formal que puede ser analizado, discutido, y por ende mejorado.
- Utilizar el conocimiento, al trabajar sobre las tareas que se le asignan al trabajador del conocimiento. No debe “ir a buscar algo su trabajo”, sino que lo recibe en su Bandeja de Pendientes (Inbox), o en su casilla de email (pudiendo actuar desde allí mismo). Pero además, cuando actúa, está volcando su conocimiento y haciéndolo explícito como parte de su actuación, por lo que el conocimiento queda formalizado y disponible.
- Generar indicadores de rendimiento (KPI’s) automáticamente, que muestran cómo se están ejecutando los procesos y por ende constituyen conocimiento explícito que puede ser compartido y analizado por los trabajadores del conocimiento, sacando conclusiones (y por ende generando nuevo conocimiento).
En suma, en empresas intensivas en conocimiento, tan importante como formar buenos equipos, es darles las herramientas adecuadas para su trabajo. Existen soluciones latinoamericanas para la automatización de procesos en oficinas intensivas en conocimiento, específicas para grandes empresas que prefieran tener el software en sus propios servidores como Integradoc, o aquellas que opten por soluciones en la nube como Flokzu. Formalizar y automatizar los procesos de negocios donde los trabajadores del conocimiento pasan la mayor parte de su tiempo, y proveerles una interfaz de usuario amigable y potente, son elementos fundamentales para que puedan desarrollarse al máximo y hacer una adecuada gestión del conocimiento organizacional.
Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Maria Paz Cuturi, redactora de Flokzu.
Flokzu es una iniciativa lanzada hace pocos meses cuyo objetivo es difundir el rol de la gestión de procesos de negocio (disciplina BPM) en las PyME.