La primera preocupación de un emprendedor al montar su negocio, son las ventas. Sin embargo, una vez el negocio empieza a crecer, el emprendedor se da cuenta que muchas otras actividades administrativas le consumen un alto porcentaje de su tiempo. El fenómeno es tal que llega un punto donde organizar y administrar un emprendimiento puede tomar más tiempo que el que le queda al empresario disponible para continuar visitando clientes y verdaderamente expandiendo su empresa. Así, la logística misma de operar un negocio se convierte en un cuello de botella para hacerlo crecer, llevando a un punto donde el empresario se ve “atrapado por su propio éxito”.
¿Cómo romper este círculo vicioso? La respuesta está en la tecnología. Una plataforma tecnológica adecuada para administrar nuestro negocio puede generar muchísimo valor y liberar tiempo a los emprendedores para dedicarlo al crecimiento. Al hablar de “tecnología” nos referimos específicamente a comenzar a utilizar plataformas de software denominadas “software de gestión empresarial” (mal llamadas en el medio como “Software Contable”, pues así comenzaron hace algunos años, pero ahora hacen mucho más que eso, permitiendo manejar procesos críticos además de la contabilidad tales como la facturación, las ventas, el manejo de clientes y proveedores, el manejo del inventario, y la gestión de informes gerenciales, entre otros).
Para dar perspectiva a nuestra investigación, recordemos que simplemente “olvidar lo administrativo y dedicarnos a vender” no es una opción para mantener un negocio sano. La falta de control administrativo es grave: puede llevar a posibles robos, a múltiples ineficiencias que nos sacan del mercado e incluso –por ejemplo, cuando no se gestionan a tiempo las cuentas por cobrar—a potenciales crisis de liquidez que pueden quebrar una empresa. Por lo tanto, dando por hecho que todo negocio creciente se debe administrar bien, miremos como un software de gestión empresarial (o software administrativo) facilita significativamente ésta labor:
- Implantar un software de gestión empresarial permite que todas las personas hagan la misma cosa de la misma manera (por ejemplo, reciban e ingresen ítems en el inventario de la misma manera, generen una factura de la misma manera, o ingresen los datos del cliente de la misma manera). La estandarización acelera significativamente la gestión de un negocio, pues el gerente sabe que los procesos se están llevando a cabo de manera organizada y puede rápidamente generar estadísticas y entender o comparar qué está pasando mal o pasando bien en el proceso, en cualquiera de los establecimientos o geografías en las que opera.
- La estandarización administrativa a través del uso de un software permite identificar qué persona generó qué transacción o proceso dentro de una empresa. Esto es posible pues un software de gestión opera por “usuarios”, llevando un control de a) los permisos que tiene cada usuario para generar una determinada acción en la plataforma –lo cual es crítico para proteger información confidencial del negocio—y b) dejando un récord de qué proceso realizó cada persona, estableciendo responsables cuando exista un error, una pérdida o un posible robo. Así pues, luego de la instalación de un software de gestión, el empresario mejora el control administrativo sobre el negocio ya que no tiene que estar presencialmente auditando, en cada establecimiento, cómo se maneja el inventario, la recepción de efectivo en una caja, u otros procesos delicados. Indudablemente, esto le libera al empresario tiempo para dedicarse a generar nuevas ventas y crecer su empresa.
- Uno de los procesos administrativos que más tiempo consume tiene que ver con el entrenamiento de empleados para facilitar el crecimiento de la empresa. Nos referimos a enseñar a una nueva persona que fue contratada como realizar su labor específica, tal la atención en el mostrador, la generación de pedidos de mercancía para abastecer el inventario, o el control de la cartera para asegurar que los clientes paguen, entre otros. Estandarizar los procesos a través de un software administrativo permite establecer una hoja de ruta muy clara de qué es lo que un nuevo empleado tiene que hacer para llevar a cabo su rol de manera efectiva y eficiente. Dicho de otra forma, el software mismo ayuda a “documentar” los pasos de un proceso operativo, para que éste pueda ser fácilmente enseñado a otros. Lo anterior tiene un importante beneficio adicional, puesto que contar con procesos estandarizados a través de un software permite replicar la actividad del negocio en nuevos establecimientos o puntos de venta muy rápidamente, (especialmente si el software se despliega a través de internet).
Para concluir, lo invitamos a reflexionar en qué etapa se encuentra su empresa. Si usted ya logró producir un producto o servicio que tiene éxito en el mercado, y a medida que crece ve como lo administrativo lo absorbe, lo invitamos a que explore soluciones de software modernas para la gestión de su negocio.
Este artículo fue escrito por Alejandro Vásquez, Director de Mercadeo de Loggro. Loggro es un software contable, administrativo y de facturación en la nube diseñado para PYMEs en crecimiento.