La facturación es la sangre de tu negocio. Independientemente de la empresa que operes, bien sea una operación de servicios o de bienes y productos, una operación de venta al detal o una operación de venta al mayoreo, facturar será esencial para que tu negocio sobreviva y crezca.
Hasta hace relativamente poco, era usual ver a las PYMES en crecimiento llevando talonarios en papel para manejar su facturación. Afortunadamente, ya existen diversas herramientas tecnológicas que el mercado ofrece a precios muy asequibles que nos facilitan la vida como empresarios y emprendedores. Nos referimos específicamente a diferentes software de facturación disponibles en el mercado, diseñados especialmente para PYMES en crecimiento.
Debido a la amplia oferta, en este artículo hacemos énfasis sobre los principales aspectos a considerar cuando llega la hora de seleccionar el software de facturación más apropiado para tu negocio:
- Para comenzar, debes elegir si quieres comprar un software de facturación en la nube (también llamado software de facturación web o “por internet) o un software de facturación instalado en sitio. Desde nuestro punto de vista, un software de facturación en la nube te ofrece más flexibilidad y ventajas: Primero, puedes facturar desde cualquier lugar, siempre y cuando tengas acceso a una conexión de internet. Segundo, si varias personas en tu empresa facturan –y si éstas personas lo hacen desde puntos geográficos diferentes—un software en la nube (o en internet) te permite saber cuál es tu facturación consolidada, en tiempo real, en todo momento. Tercero, un software de facturación en la nube te permite mayor flexibilidad a la hora de enviar facturas electrónicamente a tus clientes, por ejemplo por correo electrónico. (NOTA: esto último es diferente a la facturación electrónica que la DIAN pronto comenzará a requerir para Colombia y que también requerirá una conexión a Internet, pero operará para todo tipo de software). Cuarto, un software en la nube robusto y serio genera respaldos automáticos de tu información, permitiéndote operar tu negocio tranquilo, sin el riesgo de que un daño en un computador local borre toda tu información más crítica. Quinto, un software de facturación en la nube te permite montar nuevos puntos de venta o de facturación a tus clientes de manera casi inmediata –lo único que necesitas es un computador sencillo y una conexión a Internet (aplica aún para puntos “iterantes” como los que se ven en ferias o exposiciones!).
- La naturaleza de tu negocio (venta de mostrador, venta con facturación tradicional, venta de servicios) determinará cual es el software de facturación más apropiado a comprar. Simplificando un poco, existen dos escenarios de venta cubiertos por las plataformas de software de facturación: aquel en que se factura en un punto de venta al detal (también denominado Facturación POS, por sus siglas en inglés de “Point of Sales”) y aquel en el que se factura de manera “tradicional” –esto es, expidiendo un documento que tu cliente debe pagar en un determinado plazo, tal como ocurre en negocios “al mayoreo” o en negocios de ventas de servicios.
Los software de facturación (o módulos de facturación) POS cumplen características especiales que debes tener en cuenta. Primero, bien sean software POS instalados “en sitio” o software POS en la nube, éstos deben ser muy rápidos de operar. Esta característica es esencial pues en una venta de mostrador no se puede dejar esperando al cliente a que el sistema “responda” (lo que genera filas en el punto de venta y mucha frustración, que lleva, por supuesto, a ventas perdidas!). Segundo, los software de facturación POS deben contar con un módulo de control de cajas registradoras (control de apertura de cajas, control de responsable de la caja para cada turno de caja, reportes de ingresos y egresos de dinero por cada tipo de medio de pago recibido en cada caja, control de cierre de caja, entre otros). Uno de los mayores riesgos de pérdida de dinero (robos) en una operación de venta al detal ocurre cuando no existe un buen monitoreo del efectivo que se maneja en las cajas, para lo cual un software de facturación POS robusto es esencial. (Sobre este último punto, vale la pena anotar como los software de facturación en la nube tienen la ventaja adicional de permitir al dueño o administrador de un negocio hacer un monitoreo remoto y en tiempo real del estado de efectivo en las cajas, como también de poder abrir o cerrar una caja remotamente, sin tener que desplazarse físicamente al establecimiento para hacerlo).
Por el otro lado tenemos los software de facturación “tradicional” (facturación a plazos), los cuales también exhiben características importantes para su efectividad, a saber: Primero, este tipo de software normalmente permite comenzar el proceso de venta con una cotización, la cual puede ser modificada hasta ser de satisfacción del cliente. Una vez aceptada por el cliente, ésta puede ser convertida en una factura con solo oprimir un botón. Referente a lo anterior, recomendamos soluciones de software de facturación que operen en la nube, puesto que éstas permiten que una cotización o factura pueda ser enviada al cliente por correo electrónico para su estudio. Segundo, recomendamos que los software de facturación tradicional elegidos permitian asignar un periodo de pago determinado a cada factura emitida, el cual puede variar por cliente y puede incorporar también variables como descuentos por pronto pago, descuentos a pie de página, entre otras. - En un buen software de facturación, el proceso de facturar debe formar parte de un todo coherente que orquesta los diferentes procesos de tu negocio. De cierta forma, la facturación es la culminación de una serie de actividades y procesos que dan vida a tu empresa. Fíjate cómo para facturar tuviste primero que: registrar un ítem en tu inventario (si manejas bienes tangibles), comprarlo a un proveedor previamente registrado (emitiendo una orden de compra), determinar un precio que cobrarás por los bienes o servicios que ofreces (incluyendo descuentos o precios especiales para ciertos clientes, de haberlos), registrar el cliente a quien le estás facturando, generar una cotización, y finalmente, vender tu producto o servicio emitiendo una factura. Idealmente, en un software de facturación robusto, la factura que emites debió haber: generado consecuencias (imputaciones) contables para nutrir tu P&G y tu balance, haber quedado registrada en tus cuentas por pagar, haber generado movimientos en tu tesorería (de ser pagada en efectivo), etc.
Como puedes ver, facturar es una parte importante de un proceso más amplio de abastecimiento y venta, el cual luego es precedido de un proceso de análisis de lo que pasa en el negocio (explorar diferentes reportes gerenciales que te permiten entender que ocurre en tu negocio como consecuencia de la facturación que generas). Por lo tanto, nuestra recomendación final es que, al mirar un software de facturación, no te a un programa que pueda “expedir una factura,” y potencialmente busques más allá hasta llegar a una solución que te permita integrar la facturación con la contabilidad.
Vale la pena anotar que en nuestras observaciones anteriores estamos dando por descontado que todo software de facturación en Colombia que sea serio, debe manejar los requerimientos de ley. Por ejemplo, este debe: contar con reportes de ventas diarias (si es un software POS), manejar consecutivos de facturación según son expedidos en la resolución de facturación de la DIAN (si el negocio es de régimen común), manejar múltiples consecutivos de facturación, acorde al tipo de facturación relevante (por ejemplo, manejar un consecutivo para venta POS y otro para venta a través de facturación tradicional) y proveer múltiples reportes que permitan al usuario entender la situación de su facturación en todo momento (tales como monto facturado por periodo de tiempo, monto facturado por tipo de ítem o tipo de servicio, monto facturado por establecimiento, estado de las cuentas por cobrar a los clientes, etc.)
Este artículo fue escrito por Alejandro Vásquez, Director de Mercadeo de Loggro. Loggro es un software contable, administrativo y de facturación en la nube diseñado para PYMEs en crecimiento.