¿Tienes mil cosas por hacer y el día no te alcanza para nada? ¿Trabajas realmente duro, pero no estás logrando los resultados que esperas? ¿Al finalizar tu jornada de trabajo te encuentras cansado y frustrado porque sientes que no estás avanzando?
La gran mayoría de nosotros nos acostumbramos a trabajar bajo rutinas y paradigmas creados en la era industrial. Creemos que trabajar duro y sin descanso nos garantizará el éxito, pero la verdad es que el trabajo duro por sí solo no es suficiente.
Si quieres cambiar tu forma de trabajar, a continuación te comparto 15 claves que te ayudarán a trabajar de manera inteligente para lograr más resultados con menos desgaste.
Cómo trabajar de manera inteligente
1. Trabaja con enfoque
Lo primero que debes hacer para ver resultados tangibles de tu esfuerzo diario, es definir objetivos claros y un propósito que guíe tus acciones. El trabajo inteligente significa trabajar por metas y objetivos, no por horas. El mundo está lleno de personas que van rápido a ninguna parte.
Cuando trabajas sin un enfoque claro de lo que quieres lograr, es probable que te sientas cansado, frustrado y estresado al no sentir que estás avanzando en tu vida.
Trabajar duro solo tiene sentido si estás trabajando en lo correcto. Pero, ¿Qué es lo correcto? Es todo aquello que contribuya a lograr tus objetivos y tu propósito de vida.
Comienza por establecer cuál es ese gran propósito que quieres desarrollar en tu vida, cuál es ese legado que quieres dejar en este mundo, cómo quieres hacer de este mundo un lugar mejor. Al tener un propósito en el cual enfocarte, podrás determinar lo que debes hacer para lograrlo.
2. Evita las distracciones
Estamos en una época en la que tenemos infinidad de distracciones a la mano que nos cuestan más de lo que creemos.
¿Sabías que recibir un email o una llamada mientras estamos concentrados puede costarnos hasta 15 minutos de productividad?
Ese es solo un ejemplo de las muchas maneras en que las distracciones afectan nuestro rendimiento en el trabajo. En esta infografía puedes ver los 10 principales ladrones del tiempo, según un estudio realizado por Office Time.
Otro gran enemigo de tu productividad es la procrastinación. Si puedes hacer algo en menos de dos minutos, entonces ¡hazlo! Si una tarea es demasiado compleja y requiere de mucho esfuerzo, dedícate a ella en las primeras horas del día, que es cuando más energía tienes. Deja de acumular tareas que terminan por distraerte y robarse tu concentración, impidiéndote obtener los resultados que esperas.
Aquí tienes 21 consejos más que te ayudarán a combatir la procrastinación.
3. Haz listas de tareas
Es una sencilla, pero poderosa técnica de productividad que usan los empresarios exitosos. Al tener una lista definida de las tareas que debes realizar para alcanzar los objetivos que te has propuesto, podrás organizarlas y distinguir entre lo urgente y lo importante. Además, gracias a tu lista de tareas podrás tener una noción más clara de cuáles te tomarán más tiempo, cuáles puedes delegar, etc.
Otro beneficio de esta lista es que te servirá de referencia para hacer seguimiento a tu rendimiento, permitiéndote ver al final del día, de la semana o del mes, cuáles tareas has realizado y cuánto has avanzado hacía tus metas. Es una excelente manera de automotivarse.
4. Establece prioridades
Uno de los principios más importantes del trabajo inteligente es anteponer lo importante a lo urgente. Después de elaborar tu lista de tareas, organízalas teniendo en cuenta factores como el beneficio que te generan, aporte al logro de tus objetivos e importancia.
La gran mayoría de las personas jamás tienen tiempo para las cosas importantes porque día a día se la pasan resolviendo las cosas urgentes.
En este articulo encuentras consejos para aprender a priorizar.
5. Asigna tiempos a las diferentes actividades del día
Según la Ley de Parkinson"el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". Esto significa que si tienes solo 5 minutos para hacer una presentación, vas a terminarla en 5 minutos, quizás no sea 100% perfecta, pero lo vas a hacer. Pero si tienes 2 meses para hacer la misma presentación, te va a tomar 2 meses en terminarla.
Asigna a cada tarea un tiempo límite para realizarla según la importancia de la misma, así evitarás desgastarte con tareas poco relevantes y tendrás más tiempo y energía para avanzar en el logro de tus objetivos.
6. Haz primero las tareas más importantes o que requieran de mayor energía
Si en las primeras horas de tu día realizas las tareas más importantes o las más desgastantes, tendrás una sensación de satisfacción que te acompañará por el resto del día.
Puede que al final de la jornada no hayas terminado todas las tareas que tenías programadas, pero trabajar de esta forma te va a garantizar que hayas cumplido con lo más importante que debías hacer.
7. Aplica la Ley de Pareto
La ley de Pareto (también conocida como la regla 80/20) dice que “El 80% de las consecuencias derivan de un 20% de las causas.”
Desde el punto de vista de la productividad, debes identificar cuál es ese 20% de las actividades que te producen el 80% de los resultados. Enfócate en ese 20% y obtendrás mejoras significativas en tu rendimiento.
8. Aprende a decir NO
Decir "SI" a todo (para no parecer egoísta o por querer agradar), es algo realmente desgastante y trae más problemas que beneficios, especialmente cuando estás emprendiendo y necesitas enfocarte en consolidar tu negocio.
No digas "tal vez" cuando no lo quieras hacer. No digas "de pronto" cuando sabes que la respuesta es NO.
9. Si puedes delegar, ¡hazlo!
Una vez organices tu trabajo, verás que hay muchas actividades que no necesariamente tienen que ser hechas por ti. Encárgate tú de la parte estratégica y delega la parte operativa, así tu modelo de negocios estará listo para escalar de manera sostenible.
Para delegar con éxito ten en cuenta estas 3 claves:
- Trabaja con los mejores: Asegúrate de tener a tu lado personas capacitadas, de confianza y que estén realmente comprometidas con la misión de tu negocio.
- Empodera a tu equipo:"No tiene sentido contratar a personas inteligentes y después decirles lo que tienen que hacer." -Steve Jobs. Si eliges bien a las personas de tu equipo, debes brindarles toda la información y herramientas para que hagan su trabajo sin inconvenientes ni limitaciones, de lo contrario seguirás siendo una barrera para el crecimiento de tu propio negocio.
- Estandariza: Crea formatos, estándares y protocolos que sirvan de referencia a tu equipo a la hora de realizar su trabajo, pero evita caer en el error de "burocratizar" los procesos en tu negocio.
Si no cuentas con trabajadores a tu cargo, puedes subcontratar el trabajo operativo con trabajadores freelance. En Internet encuentras diseñadores, escritores, asistentes virtuales y una infinidad de freelancers dispuestos a encargarse del trabajo pesado a precios razonables.
10. Aprovecha la tecnología
Hoy día contamos con cientos de aplicaciones y herramientas creadas para ayudarnos a organizar y optimizar nuestro trabajo, entonces la verdad sería un desperdicio no aprovecharlas.
Aquí tienes 10 Herramientas para Ser más Productivo. Si conoces alguna otra herramienta de productividad que te haya resultado útil, no dudes en compartirla.
11. Pon a trabajar tu dinero
Invierte para crear activos que te generen ingresos sin necesidad de estar trabajando físicamente en ellos. A este tipo de ingresos se les conoce como "Ingresos Pasivos".
Algunos ejemplos de Ingresos Pasivos que puedes crear:
- Recibir dividendos por ser dueño de acciones de empresas
- Tener una casa o local comercial en alquiler
- Cobrar derechos de autor o royalties por algún invento o creación artística
- Venta de infoproductos usando herramientas digitales
- Ser dueño de un negocio
- Grabar un curso y comercializarlo en plataformas online
Como puedes apreciar, crear un ingreso pasivo requiere de una gran inversión de tiempo, esfuerzo y/o dinero, pero una vez está listo, te permitirá incluso "ganar dinero mientras duermes".
12. Planea y Visualiza
Es falso que las cosas salen mejor cuando no se planean. Si bien es cierto que hay diversos factores que no dependen de nosotros, también es cierto que ser organizado en tu forma de trabajar te va a permitir reducir la incertidumbre y optimizar tu rendimiento.
Un buen tip para que planear te resulte más fácil, es utilizar herramientas de pensamiento visual (Visual Thinking). Además, visualizar positivamente los resultados del trabajo que vas a hacer, te llenará de motivación para realizarlo.
13. Descansa adecuadamente
Después de cierto tiempo realizando una actividad, es probable que sientas que te distraes con mayor facilidad y comienzas a sentir ansiedad por no avanzar como quisieras.
Existen diversas técnicas de productividad que combinan trabajo intenso con pausas para descansar. Una de las más conocidas es la Técnica Pomodoro, que consiste en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados "pomodoros") separados por pausas de 5 minutos. Cada 4 pomodoros se debe tomar una pausa más larga, de unos 20 ó 30 minutos.
Lo ideal es que encuentres tu propio ritmo de trabajo, pero siempre incluyendo descansos que garanticen que estás siendo realmente productivo. Recuerda que no se trata de cuántas horas trabajas, sino de qué resultados estás obteniendo.
También es importante que duermas lo suficiente. Si tu cuerpo y tu mente están cansados, difícilmente vas a poder ser productivo en tu trabajo.
14. Convierte tu trabajo en retos
Un excelente tip para llevar tu productividad a nuevos niveles y divertirte en el proceso, es convertir tus actividades en retos por superar.
Puedes usar elementos como la cantidad de tiempo empleado en realizar la tarea, cantidad producida en determinado intervalo de tiempo, realizar la tarea con la mano no dominante (al principio aportará poco directamente a tu productividad, pero te ayudará a potenciar tu creatividad, desarrollar habilidades y a crear redes neuronales), etc. La idea es ser creativo y explotar toda tu capacidad productiva.
También puedes establecer un sistema de recompensas para cuando superes tus retos, eso lo hará más divertido aún y te ayudará a motivarte.
15. Sé disciplinado
Cambiar tu manera de trabajar significa redefinir tus hábitos y cambiar por completo tu mentalidad. No es algo fácil. Por ello tienes que ser disciplinado en la aplicación de cada uno de los puntos aquí mencionados. Una vez te acostumbres a trabajar de manera inteligente, obtendrás mejoras significativas en tu productividad.
Finalmente, quisiera recomendarte el libro "La Semana Laboral de 4 Horas", escrito por Timothy Ferris. En él encontrarás herramientas y técnicas de productividad que te ayudarán a romper paradigmas acerca de la forma en que trabajamos.
¿Qué otro consejo o técnica de productividad te ha dado resultados? Recuerda dejar tus comentarios y aportes acerca de este tema.