Herramientas y claves para identificar y solucionar problemas en tu empresa
Por problema estratégico entendemos una amenaza u “oportunidad” cuyo impacto tendrá importantes repercusiones para el rendimiento futuro de la empresa.
Muchas veces la actividad diaria en las empresas, los pequeños problemas del día a día nos impide prestar atención a los VERDADEROS problemas. Las hojas de los árboles no nos dejan ver la dimensión del bosque.
Problemas críticos como la reducción del resultado de la empresa, la reducción de ventas, el incremento de costes directos, la pérdida de productividad, pérdida de cuota de mercado, el crecimiento de la competencia, la pérdida de liquidez, la reducción del nivel del servicio, la pérdida de fidelización de clientes, el incremento del número de reclamaciones...
El primer paso para solucionar los problemas es su identificación y para ello hay diferentes técnicas como Análisis causa – efecto (Gráfico espina de pescado Ishikawa), Árbol de problemas, el método Zopp, la Matriz Vester... métodos muy gráficos y visuales para la detección de problemas. Mi recomendación además del uso de estas técnicas, es la confección de una lista con todos los problemas capaces de detectar.
En esta fase es recomendable la participación de todo el personal con alta responsabilidad en la empresa.
La lista incluye el indicador asociado al problema, su valor histórico, el valor actual, el valor futuro o previsto, el valor deseado, el responsable del problema, las causas que han originado el problema, las consecuencias generadas por el problema, las acciones o medidas correctoras a tomar, la prioridad del problema, el estado del problema (Previsto, en curso, crítico, solucionado….)
Descarga aquí la lista de ejemplo para la Gestión de Problemas
Los problemas se pueden detectar...
- De forma directa, mediante señales en el entorno.
- A través de variaciones en el comportamiento histórico de la empresa (Necesario el uso de medibles o indicadores)
- Anticipándonos a las tendencias o al futuro de los indicadores
Un obstáculo típico al que se enfrentan las empresas que comienzan a tratar problemas estratégicos es la sobrecarga de problemas.
Los problemas que anteriormente habían pasado desapercibidos o se habían tratado por encima aumentan de tal modo que la empresa no dispone ni de los recursos ni del tiempo necesario para responder a todos ellos.
Es el momento de la “evaluación de los problemas”, evaluando el efecto que cada problema tendrá sobre el rendimiento de la empresa y el momento en que su intensidad será mayor.
La evaluación de un problema permite asignar prioridades y limitar el número de problemas que habrán de tratarse en función del tiempo y de los recursos disponibles.
Existen 4 categorías (Ver fantástica explicación en el siguiente vídeo):
- Problemas importantes cuya resolución no puede demorarse. Problemas importantes y urgentes. Se suelen asignar a equipos de proyectos especiales (Llegando en algunos casos a la contratación de un asesor externo cashtrainers.com/proyectos) Esta es la categoría prioritaria y requiere atención y recursos especiales.
- Problemas cuyo impacto es considerable pero no son urgentes. Se suelen resolver dentro del ciclo anual de la empresa.
- Problemas urgentes pero no importantes. Evitar dedicar la mayor cantidad de recursos disponibles, suelen distraer de lo que realmente es importante.
- Problemas no urgentes y no importantes. Normalmente hay que abandonar el seguimiento de este tipo de problemas cuyas repercusiones son mínimas.
La resolución del problema consiste en analizar detenidamente el acontecimiento y su posible impacto, desarrollar la estrategia de respuesta (Acción o medida corretora) y ejecutar o llevar a cabo las tareas programadas.
Cómo puede responder la empresa ante los diferentes tipos de problemas:
- Una respuesta reactiva. Se responde a los problemas después de haber experimentado su impacto.
- na respuesta proactiva. Se anticipan los problemas futuros, pero sólo aquellos cuyo impacto sobre la empresa se puede determinar con precisión.
Solo se puede considerar que el problema ha sido definitivamente resuelto cuando ha desaparecido la amenaza o se ha aprovechado la oportunidad que se presentaba.
Como veis una forma sencilla de identificar los problemas que realmente son importantes y que tienen un gran impacto en el resultado de la empresa.
Acerca del autor:Este articulo fue escrito por Dani Granero, Controller y Consultor ERP que ayuda a las empresas a conseguir un zen financiero, un estado de bienestar equilibrando las necesidades y la disponibilidad económica de las empresas.
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