Lo primero es diferenciar entre objetivos, que pueden ser estratégicos u operativos, de acuerdo al plan de negocio, y las previsiones.
Cuando se trabaja con objetivos, estos se fijan antes de que empiece el año, sin embargo las previsiones conviven con los datos reales el año en curso.
Los objetivos son el deseo de a dónde queremos llegar y las previsiones son lo que realmente pensamos que va a pasar en función cambios en el entorno.
Si trabajamos con previsiones, por ejemplo una vez se haya cerrado el mes de Enero tendremos la situación 1+11, que significa 1 mes con datos reales y 11 meses con previsiones, por lo tanto tendremos nuestra visión de cómo va a terminar el año y cuál va a ser la desviación respecto al objetivo.
En Febrero tendremos la situación 2+10, 2 meses con datos reales y 10 meses con previsiones, al tener un mes más con información real, podremos ajustar las previsiones de acuerdo a los nuevos datos y ante posibles cambios de los escenarios.
En el siguiente ejemplo podemos ver de forma simplificada la diferencia entre trabajar solo con datos reales y con datos reales + previsiones.
En el ejemplo, trabajando solo con datos reales, tan solo tenemos la visión de lo que ocurre en un mes, en este caso el resultado es positivo.
Sin embargo, si gestionamos con previsiones, podemos tener la visión de lo que va a ocurrir a lo largo del año, en este caso prevemos que a partir de Junio el escenario cambia y los resultados serán negativos respecto al objetivo, y por tanto el resultado global también será negativo. En este caso tendríamos 4 meses para intentar rectificar esta situación.
¿Por qué las empresas que trabajan con previsiones suelen obtener mejores resultados?
- Anticipan sus decisiones a lo que se prevé que puede pasar en los meses siguientes. Por ejemplo un incremento del coste de las materias primas, o del precio del petróleo.
- Adaptan su plan de acción a los nuevos escenarios, por ejemplo contratar más o menos trabajadores, autorizar más o menos horas extras o validar determinadas inversiones.
- Aplican medidas correctoras sobre las previsiones, por ejemplo si prevén que van incrementar los costes de materias primas de un determinado proveedor, pueden negociar con otro proveedor, pueden buscar materias primas sustitutivas, o pueden actuar sobre otros costes directos para mantener el margen de contribución.
- Promueven la creatividad y las iniciativas entre los empleados. Ante un escenario negativo de acuerdo con las previsiones hay que buscar soluciones para mejorar el escenario.
- Se adelantan a la competencia. Si las empresas de la competencia no trabajan con previsiones, la empresa que lo hace tiene una ventaja competitiva, se anticipa a los movimientos de las restantes. Por ejemplo, si prevemos el incremento considerable de costes de energía que pueden afectar al margen de contribución, y actuamos en consecuencia para mantener en el mismo ratio el margen, esto nos puede permitir mantener los precios de venta, mientras que las empresas de la competencia que no han previsto el incremento de costes posiblemente tengan que incrementar precios de venta para mantener el margen o mantener precios reduciéndose el margen y perdiendo rentabilidad.
En consecuencia, trabajar con previsiones nos puede permitir convertir escenarios negativos en positivos si conseguimos adelantarnos al resto de empresas de la competencia.
El uso del método de Previsiones no es exclusivo de multinacionales o grandes empresas, toda empresa debería utilizarlo para mejorar sus resultados.
Para trabajar con previsiones no es necesario un sistema complejo, muchas empresas utilizan la herramienta BSC PRO, una aplicación diseñada para controlar objetivos, trabajar con previsiones y planificar acciones.
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Acerca del autor:Este articulo fue escrito por Dani Granero, Controller y Consultor ERP que ayuda a las empresas a conseguir un zen financiero, un estado de bienestar equilibrando las necesidades y la disponibilidad económica de las empresas.
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