“Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día”–Richard Whately-... Realizar las tareas o proyectos en un debido tiempo y saber cómo distribuirlas para lograr gestionar mejor el tiempo, nunca ha sido un trabajo fácil.
Algunos dirían: “Yo organizaría mejor mi tiempo si tuviera el tiempo de hacerlo”, pero existen herramientas que realizan ésta actividad por nosotros y hacen el seguimiento del tiempo, automatizando los beneficios, tal es el caso de primaTIME, una aplicación gratuita de gestión del tiempo muy fácil de usar. La puedes encontrar en el enlace: www.primaerp.com
Hacer el seguimiento del tiempo significa documentar la duración (principio y fin) de las actividades que realizamos durante el día y las tareas que hacemos para desarrollar nuestros proyectos o programas. Esta información puede ser utilizada para la facturación de nómina, de clientes o para el cálculo de los costos de un proyecto, así como para su estimación, seguimiento y gestión.
Personalmente opino que es una herramienta que puede resultar muy útil tanto para uso personal como profesional y sobre todo eficaz para las PYMES y MIPYMES, ya que al momento de introducir la información de nuestros proyectos en la aplicación de primaTIME, nos vemos en la necesidad de revisar la forma en la que están estructurados nuestros proyectos, actividades y tareas y así tenemos la oportunidad de mejorarlos.
La información que introducimos en primaTIME es usada para generar hojas de tiempo interactivas, informes y es visible en un calendario que se encuentra en la página principal de la cuenta de cada usuario.
En el entorno de la gestión de proyectos, uno de los principales usos de los registros de tiempo es la comparación de los costos previstos y los gastos reales, así como la medición del desempeño de los empleados y la identificación de las tareas problemáticas. Este conocimiento puede ayudarnos a mejorar nuestra estrategia corporativa para proyectos similares y a dejar de realizar o reasignar trabajo improductivo.
En el panel de información de primaTIME encontrará un calendario donde podemos ver los proyectos y las actividades que se han realizado cada semana y comparar las horas invertidas de una semana con las de las anteriores. Por otro lado es útil tener información sobre el tiempo y costos de cada uno de nuestros proyectos ya que con ello podemos planear mejor proyectos similares en el futuro.
Hacer el seguimiento de nuestro tiempo por un lado nos ayuda a reducir costos y tiempo pues hace más eficiente y sencillo el procesamiento de nóminas, lo cual hace que los costes sean más visibles y así podamos fácilmente reducirlos o ajustarlos. Y por otro lado nos facilita aumentar los ingresos a través de la automatización de la facturación lo que incide en que una empresa pueda obtener facturas correctas de acuerdo con las horas trabajadas por el personal y así acelerar los pagos y elimina las cuentas pendientes.
Los creadores de primaTIME introducen un concepto innovador en el ámbito de softwares de seguimiento del tiempo, denominado “Impulsos”, es una función que muestra los registros de tiempo de los proyectos y tareas que están en proceso o por comenzar y/o las entradas del calendario de Google.
Estos impulsos sirven para ayudarle a mantener ordenen en su programa de actividades. Simplemente arrastrándolos hacia el calendario o al cronómetro, le permiten continuar el registro de tiempo de un proyecto o tarea que interrumpió, iniciar uno nuevo o registrar las actividades programadas en el Calendario de Google.
Entre las múltiples opciones que ofrece esta aplicación, la más importante sobre todo para las PYMES Y MIPES, así como en el caso de la ejecución de proyectos engrupo es que permite trabajar a todos los miembros del equipo haciendo uso de una sola cuenta, ya que cada usuario tiene un acceso propio a la misma. A cada proyecto se le pueden asignar los miembros que se requieran y de esta forma delegar tareas u observar el progreso de las mismas en tiempo real.
PrimaTIME también ofrece la posibilidad de exportar los registros de tiempo a otros programas en caso de que necesitemos realizar reportes mensuales, declaraciones de impuestos, contaduría, etc.
Pasos para gestionar el tiempo usando primaTIME:
- Haga una lista de sus actividades productivas y no productivas (ej: programación, administración, emails, estudiar, compras, reparaciones, redes sociales, transporte, etc.) y anótelas en la sección “tipos de actividad”. En caso de que la actividad sea rentable se le puede asignar un precio por hora.
- Planee su día, es decir cree y revise la lista de trabajos y/o proyectos a realizar en el área de “proyectos” y añada los proyectos en los que trabajará en el trascurso del día.
- Es posible estimar un presupuesto para cada proyecto, así como el tiempo aproximado que tomará realizarlo, de modo que al concluirlo se podrán comparar los datos reales con los estimados. Esta información nos proporcionará una referencia más exacta del tiempo que llevará ejecutar un trabajo o proyecto similar y ajustar los presupuestos.
- Ahora estamos listos para iniciar el seguimiento del tiempo de los proyectos, sólo presione el botón “Inicio” del cronómetro o arrastre uno de los proyectos del panel de impulsos hacia el cronómetro y la aplicación se ocupará del resto.
- Al comenzar a usar primaTIME, se encontrará con dos conceptos que en un inicio podrían parecerle confusos: “Tareas” y “Tipo de actividad”. Sólo hay que considerar que uno es específico y el otro es general, por ejemplo:
- Tipo de actividad: Mantenimiento
- Tareas: limpiar el disco, defragmentar, etc.